Data Deletion / حذف البيانات

1. Ways to Remove Access or Request Deletion

• Disconnect a connected Messenger, Instagram, or WhatsApp channel from Dashboard > Channels if you want to revoke active platform access and remove the stored token while keeping historical workspace records.
• Email support@zotx.tech if you want account-level, workspace-level, or channel-level deletion that goes beyond a simple disconnect.
• If you used Meta authorization to connect assets, you may also remove the app connection from your own Meta settings in addition to contacting us.

2. Information to Include in a Deletion Request

We may ask for reasonable verification before acting on a request so we can confirm that the requester controls the account, workspace, or connected asset involved.

• The email address used for your zotx account.
• Your workspace name.
• The connected Facebook Page, Instagram account, WhatsApp phone number, or related asset ID involved, if applicable.
• Whether you want account deletion, workspace deletion, specific channel deletion, or deletion of particular conversations or knowledge-base files.

3. What We Can Delete

• Stored connected-channel tokens and channel linkage records.
• Workspace records, member access, and related settings where the request covers the entire workspace.
• Conversation records, message history, and knowledge-base documents stored inside zotx, subject to technical and legal limits.
• Support-side records directly tied to the deletion request when they are no longer needed for compliance or audit purposes.

4. What May Be Retained

Deletion from zotx does not automatically delete data held independently by Meta, Google, email providers, or other third parties on their own systems.

• Security logs, session records, deletion logs, and confirmation records needed to document the request or investigate abuse.
• Billing, ledger, accounting, fraud-prevention, or legal-compliance records that we are required or reasonably expected to keep for a limited period.
• Backups or disaster-recovery copies that roll off according to operational retention schedules.

5. Meta Platform Data Deletion Requests

When Meta sends a user data deletion request to our callback endpoint, we create a confirmation record and return a human-readable status page.

If a matching zotx account record can be identified from the Meta request, we remove that linked record. If the request cannot identify a workspace or business asset safely, we keep the confirmation record and may require additional ownership verification through support before deleting broader workspace data.

6. Review and Processing

Requests are reviewed based on identity verification, the scope of the request, technical feasibility, and legal obligations. Some requests may require clarification if they do not identify the workspace, channel, or account clearly enough.

Where a request is valid and sufficiently verified, we aim to process it as promptly as reasonably possible. Complex requests, security reviews, or legal holds can extend the time needed.

7. Meta Review-Friendly User Instructions

• Remove the zotx app from your Meta connected apps or business integrations if you no longer want the platform to access those assets.
• Disconnect the relevant channel from the zotx dashboard.
• Email support@zotx.tech with your account email and asset details if you want us to erase stored zotx copies and records where applicable.

8. Contact

Deletion and privacy requests can be sent to support@zotx.tech.

1. طرق إزالة الوصول أو طلب الحذف

• يمكنك فصل قناة Messenger أو Instagram أو WhatsApp المتصلة من خلال لوحة التحكم > القنوات إذا أردت إبطال الوصول النشط وحذف التوكن المخزن مع الإبقاء على السجل التاريخي داخل مساحة العمل.
• يمكنك مراسلة support@zotx.tech إذا أردت حذفاً على مستوى الحساب أو مساحة العمل أو القناة يتجاوز مجرد فصل الاتصال.
• إذا استخدمت Facebook لتفويض التطبيق، يمكنك أيضاً إزالة التطبيق من إعدادات Meta الخاصة بك بالإضافة إلى التواصل معنا.

2. البيانات المطلوب تضمينها في طلب الحذف

قد نطلب تحققاً معقولاً قبل تنفيذ الطلب للتأكد من أن مقدمه يسيطر فعلاً على الحساب أو المساحة أو الأصل المرتبط به الطلب.

• البريد الإلكتروني المستخدم في حساب zotx.
• اسم مساحة العمل.
• اسم أو معرّف صفحة Facebook أو حساب Instagram أو رقم WhatsApp المرتبط، إن وجد.
• تحديد ما إذا كنت تريد حذف الحساب بالكامل أو مساحة العمل بالكامل أو قناة معينة أو محادثات أو ملفات معرفة محددة.

3. ما الذي يمكننا حذفه

• توكنات القنوات وسجلات الربط الخاصة بها.
• سجلات مساحة العمل ووصول الأعضاء والإعدادات المرتبطة عندما يشمل الطلب حذف المساحة بالكامل.
• المحادثات والرسائل ومستندات قاعدة المعرفة المخزنة داخل zotx، في حدود الإمكان القانوني والتقني.
• السجلات المساندة داخل الدعم المرتبطة مباشرة بطلب الحذف عندما لا تعود هناك حاجة للاحتفاظ بها للامتثال أو التتبع.

4. ما الذي قد نحتفظ به

الحذف من zotx لا يعني تلقائياً حذف البيانات المحتفظ بها بشكل مستقل لدى Meta أو Google أو مزودي البريد أو أي أطراف خارجية أخرى داخل أنظمتهم الخاصة.

• سجلات الأمان والجلسات وسجلات طلبات الحذف وأكواد التأكيد اللازمة لتوثيق الطلب أو التحقيق في إساءة الاستخدام.
• السجلات المحاسبية أو أرصدة الاستخدام أو السجلات اللازمة لمنع الاحتيال أو الامتثال القانوني، وذلك لفترة محدودة عندما يكون الاحتفاظ ضرورياً.
• النسخ الاحتياطية أو نسخ التعافي من الكوارث التي تُحذف لاحقاً بحسب دورة الاحتفاظ التشغيلية.

5. طلبات حذف بيانات Meta

عندما ترسل Meta طلب حذف بيانات المستخدم إلى endpoint الخاص بنا، نقوم بإنشاء سجل تأكيد ونعرض صفحة حالة مفهومة للمستخدم.

إذا أمكن مطابقة الطلب مع سجل حساب مرتبط داخل zotx فإننا نحذف الربط المتعلق به. وإذا لم يكن بالإمكان تحديد مساحة العمل أو الأصل التجاري المرتبط بشكل آمن، فقد نحتاج إلى تحقق إضافي عبر الدعم قبل حذف بيانات أوسع نطاقاً.

6. المراجعة والمعالجة

تتم مراجعة الطلبات بناءً على التحقق من الهوية ونطاق الطلب والإمكان التقني والالتزامات القانونية. وقد نحتاج إلى توضيحات إضافية إذا لم يحدد الطلب الحساب أو المساحة أو القناة بشكل كافٍ.

عندما يكون الطلب صحيحاً وتم التحقق منه بشكل كافٍ، فإننا نسعى لمعالجته بأسرع ما هو معقول. وقد تؤدي الطلبات المعقدة أو المراجعات الأمنية أو القيود القانونية إلى إطالة المدة المطلوبة.

7. تعليمات واضحة لمستخدمي Meta

• قم بإزالة تطبيق zotx من التطبيقات المتصلة أو تكاملات الأعمال في Meta إذا لم تعد تريد أن يصل التطبيق إلى هذه الأصول.
• افصل القناة المعنية من لوحة تحكم zotx.
• أرسل إلى support@zotx.tech بريد حسابك وتفاصيل الأصل المرتبط إذا كنت تريد منا حذف النسخ والسجلات المخزنة داخل zotx حيثما ينطبق.

8. التواصل

يمكن إرسال طلبات الحذف والخصوصية إلى support@zotx.tech.